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HR系统如何维护

发布日期:2019-07-30 10:00:00   点击:269

HR系统如何维护

现在越来越多的企业通过上线HR系统来规范企业人力资源管理,节约人力资源管理的成本以及提高人力资源管理的效率。

经过漫长的HR系统项目实施,HR系统在企业成功上线并投入运营。很多企业认为HR系统成功上线之后HR项目也就完结了,而忽视了HR系统后续的维护与支持。这就为系统日后的正常运行埋下了隐患。

HR系统缺乏后期的维护,其后果不仅可能会造成系统里的数据不准确、不完全,系统里的数据杂乱无章,要用的数据不全,无用的数据在系统里到处都有,整个系统缺乏可用性,同时还可能造成重要数据的丢失。

那么,企业在HR系统成功上线之后该怎么去维护系统呢?可以从以下几个方面进行:

专人负责,定期维护

系统维护必须有专人负责,建立系统维护计划,定期进行系统维护。企业通常的毛病是在系统出了问题或者是有了要求时才考虑进行系统维护,即使目前是大错不犯,也会小错不断。同时,系统维护人员不仅要有较强的IT基础,而且还需要对HR方面有一定的了解,熟悉企业里人力资源管理部门的具体业务,在时间和精力上也要有一定的保证。

系统维护从建立原型系统后开始

HR系统维护不是在系统上线后才开始考虑,而应该在建立了系统原型后就应该着手考虑和进行。一般来讲,系统原型建立到系统正式上线会有一段时间,其间很多原有的和采集的数据会源源不断地转入系统中,而系统管理的信息又是动态的,每天都可能有变化发生。完善的系统维护会帮助系统在实施完成后系统切换的正常进行,减少切换过程的忙乱和可能的重复劳动。

有效的检查、沟通和培训

HR系统中保留的很多是有关员工的个人信息,在将信息更新的工作交给相关人员的同时,也给如何检查和保证相关信息的及时更新带来了挑战。

HR系统的特点之一是数据的“不规范性”,如在工作经历中,不同的用户可能会对系统要求的理解不一致,有些员工的工作经历过于琐碎,而另一些员工的则可能会过于笼统。如何保证HR系统管理信息的一致性,也会随着系统使用的深入而暴露出来。同时,系统的设置也会随着公司相关政策的变化和不同用户的要求,而不断做调整和修改。因此,必须建立有效的沟通和培训渠道,确保系统的要求和变化能及时通知到每一个系统用户。

定期系统清理和备份

在系统运行一段时间以后,我们会发现系统里逐渐会积累很多结果不正确、目的不明确、甚至是无用的查询、报表,它们的存在会大大地降低系统的可使用性。试想一下,面对系统中数十个甚至上百个查询,用户不仅难于找到他想要的结果,而同一种查询往往会有很多个类似的查询在系统中存在。由于建立查询的方法不一样,有些相对通用,有些是临时用的,条件设置不同,运行结果也会有差异。这些查询逐渐就成为了系统的垃圾。同时,大量的、很少使用的历史数据在系统中也会大大降低系统的运行效率。

建立系统运行日志档案

很多用户不愿花时间来编写和更新系统有关文档,即使在系统实施阶段编写了文档,也不能在以后的工作中根据变化保证文档的更新。在HR系统投入运行后,一般来讲,系统维护工作应包括系统设置文档和用户使用文档的编写和更新及系统运行日志的建立。建立系统运行日志档案可以有效地记载系统运行中出现的问题,在未来的使用中避免犯类似的错误。

对HR进行规范的系统维护,其作用会随着使用的深入和时间的推移越来越明显。

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